Mẹo viết email tiếng Anh ai cũng phải biết

| 19:00 - 19/06/2017

Việc sử dụng email trong công việc và cuộc sống thường ngày đã không còn là điều lạ lẫm với nhiều bạn trẻ. Cùng YAN tìm hiểu những quy tắc giúp bạn viết email bằng tiếng Anh một cách lịch sự và trang trọng nhé! 

Bố cục cơ bản của một email tiếng Anh

1. Chào hỏi

-    Dear Mr… (nam giới)/ Ms… (nữ giới) – Nếu bạn biết tên người nhận
-    Dear Sir/ Madam – Nếu bạn chưa biết tên người nhận

Mẹo viết email tiếng Anh ai cũng phải biết

2. Lời mở đầu 

Nếu đây là lần đầu tiên liên hệ với người nhận email:

-    I am…/ My name is… - Giới thiệu tên của bạn
-    I am (an executive businessman) from the Company A – Giới thiệu chức vụ và công ty của bạn

Nếu bạn đang viết email hồi đáp ai đó:

-    Thanks for contacting me/ Company A – Cảm ơn vì đã liên hệ tôi/ công ty
-    I am very glad to receive your email – Xác nhận đã đọc email người gửi trước đó

Mẹo viết email tiếng Anh ai cũng phải biết

3. Nội dung chính 

Tuỳ theo mục đích thông điệp cần giao tiếp mà người gửi chọn ngôn từ thích hợp để viết email. Một số gợi ý sau đây sẽ cho biết cách trình bày ý định của bạn khi gửi email:

Thông báo, giới thiệu dự án, người hợp tác

-    I am delighted to inform you that ... – Tôi rất vui được thông báo với bạn rằng…
-    I am glad to introduce Mr.B to become a new member in this project. – Tôi vui mừng giới thiệu Anh B sẽ là thành viên mới của dự án.
-    I am pleased to announce that our new client sent the contract to start their campaign right after this month. – Tôi vui lòng thông báo khách hàng mới đã gửi hợp đồng bắt đầu chiến dịch của họ ngay sau tháng này. 

Phàn nàn, khiếu nại, kiến nghị

-    I am writing to express my dissatisfaction with the attitude of your staff - Tôi viết thư này để bày tỏ sự không hài lòng với thái độ nhân viên của bạn.
-    I am writing to complain about… – Tôi viết nhằm than phiền/ khiếu nại về…
-    Please note that the order on (date) has not yet arrived. – Xin lưu ý rằng đơn đặt hàng vào ngày… vẫn chưa đến.

Yêu cầu, đề nghị

-    Could you please send me… – Bạn có thể gửi cho tôi…
-    Could you possibly tell us/ let us have/ Please let me know… – Bạn có thể cho chúng tôi biết…
-    Would you like us to…? – Bạn có muốn chúng tôi…?

Xin lỗi

-    I am sorry for the trouble I caused. - Tôi xin lỗi vì những rắc rối mà tôi gây ra.
-    I promise it won’t happen again. - Tôi hứa điều đó sẽ không xảy ra một lần nữa.
-    I am sending you my apology for… - Tôi gửi bạn lời xin lỗi vì…

Xin việc 

-    I am writing to apply for the job vacancy at the position… - Tôi viết email này để ứng tuyển công việc tại vị trí…
-    Please find my CV and cover letter in the attachment. – Vui lòng xem sơ yếu lý lịch và thư ứng tuyển được đính kém của tôi. 

Mẹo viết email tiếng Anh ai cũng phải biết

4. Kết thúc email

-    Thank you for your consideration. - Cảm ơn sự quan tâm của bạn.
-    If you have any questions or concerns, don’t hesitate to let me know. - Nếu bạn có bất kì câu hỏi nào khác, đừng ngần ngại cho chúng tôi biết.
-    I look forward to hearing from you. - Tôi mong chờ được nghe tin từ bạn.

5. Kí tên 

-    Yours faithfully/ Yours sincerely/ Yours truly – Trân trọng.
-    Ghi tên của bạn cuối cùng

Những lưu ý giúp bạn viết email tiếng Anh chuyên nghiệp

-    Hãy sử dụng câu ngắn gọn và đơn giản. Không viết những câu kép nhiều mệnh đề phức tạp. Quá nhiều thuật ngữ chuyên ngành và từ dài sẽ khiến email của bạn trở nên khó hiểu. 

-    Luôn ghi tiêu đề email rõ ràng, ngắn gọn để người nhận dễ dàng biết được mục đích của bạn ngay từ ban đầu. 

-    Lưu ý chữ viết hoa, dấu câu, chính tả và ngữ pháp cơ bản. Điều này khá quan trọng trong email công việc vì nó thể hiện trình độ giao tiếp của bạn. Hãy rà soát cẩn thận trước khi nhấn nút Gửi. 

-    Hãy sử dụng lối viết tích cực, tránh viết những từ tiêu cực. Những từ và cụm từ thể hiện thái độ tích cực là: Helpful, good question, agreed, together, useful, opportunity…

Nhằm đáp ứng nhu cầu trau dồi tiếng Anh của các bạn trẻ, Anh Văn Hội Việt Mỹ - VUS đã thiết kế Chương trình Anh ngữ tương tác Interactive English với 4 đặc trưng Engage - Explore - Action - Reflect (EEAR), giúp học viên tự tin sử dụng ngoại ngữ thành thạo trong nhiều ngữ cảnh.

Vui lòng liên hệ 028 7308 3333 (khu vực Tp.HCM) - 024 3388 1199 (khu vực Hà Nội) - 0274 ‎222 2033 (khu vực Bình Dương) - 0251 730 6979 (khu vực Đồng Nai) để được tư vấn miễn phí về Chương trình Interactive English.

Tin vui cho các bạn tại Hà Nội: Từ nay đến hết ngày 31/07/2017, Anh Văn Hội Việt Mỹ dành tặng Học Bổng Mùa Hè trị giá 500,000 cho những bạn đăng ký học lần đầu tiên tại VUS Hà Nội - Lầu 3, Golden Palace, Lô C3 Lê Văn Lương, Trung Hoà Nhân Chính, Thanh Xuân, Hà Nội. Gọi đến 024 3388 1199 để biết thêm chi tiết, các bạn nhé!