5 ngộ nhận phổ biến khi sử dụng email

Mỗi người có thói quen sử dụng email khác nhau, nhưng đa phần đều có những lầm tưởng nhất định về loại hình trao đổi thông tin này.

Yesware, một công ty nghiên cứu số liệu thư điện tử ở Boston, Mỹ vừa công bố kết quả khảo sát hơn 500.000 email. Qua đó, công ty này đã rút ra được những sự thật mà lâu nay nhiều người dùng vẫn lầm tưởng khi sử dụng email.

Ngộ nhận 1: "Thứ 2 là ngày tốt nhất để gửi email"

Nhiều người cho rằng ngày đầu tiên của tuần mới là thời điểm tuyệt vời để gửi email. Nhưng qua nghiên cứu của Yesware, sự thật hoàn toàn trái ngược. Những số liệu cho thấy con người có xu hướng trả lời email nhiều hơn vào dịp cuối tuần. Vào những ngày trong tuần, tỷ lệ trả lời email là ngang nhau.

Thậm chí với một vài ngành nghề, thứ hai là thời điểm mà người ta thường "chết ngập" trong một mớ công việc cấp bách và trả lời email không phải là một ưu tiên hàng đầu.

Ngộ nhận 2: "Người ta sớm trả lời email hơn vào buổi sáng"

Email được gửi từ 6-7h sáng thường được phản hồi nhanh chóng, nhưng con số này cao hơn khi bạn gửi mail vào buổi tối, khoảng 20h. Vào khoảng thời gian này, có đến 40% email được trả lời. Ngoài ra, nếu người gửi nắm bắt được thói quen của người nhận email, khung giờ "triển vọng" để nhận được email phản hồi có thể sẽ khác.

Ngộ nhận 3: "Tiêu đề email nên ngắn gọn"

Theo khảo sát của Yesware, độ dài tiêu đề thư không  ảnh hưởng đến tỷ lệ mở và đọc thư của người nhận. Nhưng người gửi cũng không nên bê nguyên cả cuốn tiểu thuyết ngôn tình vào tiêu đề thư. Dường như những từ khóa hấp dẫn sẽ ảnh hưởng nhiều hơn đến quyết định đọc thư hay không của người nhận.


Tiêu đề thư nên có những từ hấp dẫn, gợi mở thay vì những từ ngữ buồn chán quen thuộc.

Chẳng hạn như trong chiến dịch tái tranh cử Tổng thống Mỹ vào năm ngoái, ông Obama đã soạn một email với tiêu đề "Hey" để gửi đến những người dân. Đây được cho là email thành công nhất mọi thời đại khi nó gây được sự chú ý của hầu hết người nhận thư. Tương tự như "hey", những từ khóa gây tò mò khác gồm "chiến dịch" (campaign) và "tiếp theo" (next) có tỷ lệ đọc/trả lời cao nhất. Ngược lại, những tiêu đề email chứa từ khóa "lịch" (calendar) hoặc "trực tuyến" (online) không gây hứng thú với người nhận và có tỷ lệ bỏ qua khá cao.

Ngộ nhận 4: "Gửi thư cho nhiều người sẽ sớm nhận được câu trả lời hơn"

Sự thật hoàn toàn trái ngược. Nếu muốn gửi email cho nhiều người, thay vì thêm hàng tá email vào mục "người nhận", bạn có thể thêm vào mục "CC". Và tính năng CC sẽ tăng thêm 10% cơ hội nhận được phản hồi sớm thay vì gửi mail đến nhiều người.


Những cá thể trong đám đông thường có tâm lý ỷ lại vào những người xung quanh. Việc gửi email cho nhiều người cũng vậy. Ảnh: Flickr.

Yesware giải thích rằng một email gửi đến nhiều người sẽ khiến những người nhận email phát sinh tâm lý "người ngoài cuộc". Họ sẽ không trả lời ngay mà có tâm lý chờ đợi những người khác (cùng nhận được email) lên tiếng thay mình. Trong khi với tính năng cc, người gửi đã chỉ định đích danh người cần lên tiếng ở mục "người nhận" và hàng tá "nhân chứng" ở mục "cc", điều này sẽ khiến những người nhận thư có trách nhiệm hơn trong việc trả lời.

Ngộ nhận 5: "Không nhận được email phản hồi trong hôm nay thì ngày mai sẽ nhận"

Thực tế, bạn cần nhận được phản hồi trong 24 giờ kể từ lúc gửi email. Nghiên cứu của Yesware cho thấy 90% email không được trả lời ngay trong ngày. Và tỷ lệ nhận được email phản hồi giảm dần vào những ngày sau đó. Đừng tuyệt vọng. Nếu không nhận được email phản hồi, bạn có thể thử gửi lại thêm vài lần nữa với nội dung ngắn gọn. Cách này giúp tăng thêm 21% cơ hội nhận được email trả lời từ những người quá bận rộn.

0 BÌNH CHỌN BÀI VIẾT LIKE
0 BÌNH CHỌN BÀI VIẾT LOVE
0 BÌNH CHỌN BÀI VIẾT HAHA
0 BÌNH CHỌN BÀI VIẾT WOW
0 BÌNH CHỌN BÀI VIẾT CRY
0 BÌNH CHỌN BÀI VIẾT ANGRY

[Bạn biết chưa] 10 "tuyệt kỹ" cực hữu ích cho Gmail

Bị công ty từ chối, sinh viên thẳng thừng "đáp trả" lại nhà tuyển dụng

Lại thêm ứng viên viết thư "bật" lại nhà tuyển dụng vì bị loại

Mẹo hay

Sử dụng email

Xã hội không khí lạnh 43 phút trước

Bắt đầu từ đêm nay, đợt rét mạnh nhất tính từ đầu đông sẽ tràn về miền Bắc. Khu vực Hà Nội đêm mai lạnh dưới 8 độ C, vùng núi cao có nơi lạnh dưới 3 độ C.

Người vợ ngủ gật phía trước khi người chồng đang lái xe gây nguy hiểm cho cả hai vợ chồng lẫn những người tham gia giao thông.

Sao Việt Sao Việt 24h 51 phút trước

Bên cạnh đó, phía Bảo Anh cũng mau chóng nhận lỗi hoàn toàn từ việc thiếu sơ sót vì đã không kiểm tra kỹ lưỡng từ đầu.

Xã hội Cơn bão 1 giờ trước

Trung tâm Khí tượng thủy văn Trung ương cảnh báo, bão Kai-tak có diễn biến phức tạp, cần chú ý theo dõi các bản tin bão tiếp theo.

Từ người yêu tương lai bị chuyển thành anh em kết nghĩa chỉ vì vòng 1 khiêm tốn. Cô gái xấu số khiến hội chị em đang "chung cảnh ngộ" phải đau lòng tiếc nuối.

Bóng đá Hậu trường 1 giờ trước

Trong thế giới bóng đá, đã có khá nhiều cầu thủ thể hiện tình cảm với thiên thần bé nhỏ của mình ngay trên sân cỏ.

Sao Việt Sao Việt 24h 1 giờ trước

Hồ Quang Hiếu cho biết anh và vợ cũ là hot girl Ivy tiến đến hôn nhân nhưng sau 2 tháng, cả hai quyết định chia tay.

Sao Đông Sao Hoa Ngữ 1 giờ trước

Sau 2 năm kết hôn Hoắc Kiến Hoa đã lần đầu lên tiếng về những khó khăn mà anh và bà xã đã gặp phải.

Xã hội Giun sán 2 giờ trước

Những con giun sán lớn, dài bất ngờ bò ra từ miệng một nhóm học sinh tiểu học ở tỉnh Quảng Nam khiến mọi người vô cùng hoang mang.

Sao Việt Sao Việt 24h 2 giờ trước

Ngọc Trinh và người bạn tri kỉ của mình vẫn nhiệt tình tham gia các sự kiện dù thời gian qua nhiều tin đồn không hay đến với họ.

Sao Việt Sao Việt 24h 2 giờ trước

Rất nhiều đám cưới của những cặp đôi nghệ sĩ đình đám được tổ chức trong năm qua. Tại mỗi lễ cưới của mỗi sao Việt đều có những điểm ấn tượng riêng.

X Đóng