5 ngộ nhận phổ biến khi sử dụng email

Mỗi người có thói quen sử dụng email khác nhau, nhưng đa phần đều có những lầm tưởng nhất định về loại hình trao đổi thông tin này.

Yesware, một công ty nghiên cứu số liệu thư điện tử ở Boston, Mỹ vừa công bố kết quả khảo sát hơn 500.000 email. Qua đó, công ty này đã rút ra được những sự thật mà lâu nay nhiều người dùng vẫn lầm tưởng khi sử dụng email.

Ngộ nhận 1: "Thứ 2 là ngày tốt nhất để gửi email"

Nhiều người cho rằng ngày đầu tiên của tuần mới là thời điểm tuyệt vời để gửi email. Nhưng qua nghiên cứu của Yesware, sự thật hoàn toàn trái ngược. Những số liệu cho thấy con người có xu hướng trả lời email nhiều hơn vào dịp cuối tuần. Vào những ngày trong tuần, tỷ lệ trả lời email là ngang nhau.

Thậm chí với một vài ngành nghề, thứ hai là thời điểm mà người ta thường "chết ngập" trong một mớ công việc cấp bách và trả lời email không phải là một ưu tiên hàng đầu.

Ngộ nhận 2: "Người ta sớm trả lời email hơn vào buổi sáng"

Email được gửi từ 6-7h sáng thường được phản hồi nhanh chóng, nhưng con số này cao hơn khi bạn gửi mail vào buổi tối, khoảng 20h. Vào khoảng thời gian này, có đến 40% email được trả lời. Ngoài ra, nếu người gửi nắm bắt được thói quen của người nhận email, khung giờ "triển vọng" để nhận được email phản hồi có thể sẽ khác.

Ngộ nhận 3: "Tiêu đề email nên ngắn gọn"

Theo khảo sát của Yesware, độ dài tiêu đề thư không  ảnh hưởng đến tỷ lệ mở và đọc thư của người nhận. Nhưng người gửi cũng không nên bê nguyên cả cuốn tiểu thuyết ngôn tình vào tiêu đề thư. Dường như những từ khóa hấp dẫn sẽ ảnh hưởng nhiều hơn đến quyết định đọc thư hay không của người nhận.


Tiêu đề thư nên có những từ hấp dẫn, gợi mở thay vì những từ ngữ buồn chán quen thuộc.

Chẳng hạn như trong chiến dịch tái tranh cử Tổng thống Mỹ vào năm ngoái, ông Obama đã soạn một email với tiêu đề "Hey" để gửi đến những người dân. Đây được cho là email thành công nhất mọi thời đại khi nó gây được sự chú ý của hầu hết người nhận thư. Tương tự như "hey", những từ khóa gây tò mò khác gồm "chiến dịch" (campaign) và "tiếp theo" (next) có tỷ lệ đọc/trả lời cao nhất. Ngược lại, những tiêu đề email chứa từ khóa "lịch" (calendar) hoặc "trực tuyến" (online) không gây hứng thú với người nhận và có tỷ lệ bỏ qua khá cao.

Ngộ nhận 4: "Gửi thư cho nhiều người sẽ sớm nhận được câu trả lời hơn"

Sự thật hoàn toàn trái ngược. Nếu muốn gửi email cho nhiều người, thay vì thêm hàng tá email vào mục "người nhận", bạn có thể thêm vào mục "CC". Và tính năng CC sẽ tăng thêm 10% cơ hội nhận được phản hồi sớm thay vì gửi mail đến nhiều người.


Những cá thể trong đám đông thường có tâm lý ỷ lại vào những người xung quanh. Việc gửi email cho nhiều người cũng vậy. Ảnh: Flickr.

Yesware giải thích rằng một email gửi đến nhiều người sẽ khiến những người nhận email phát sinh tâm lý "người ngoài cuộc". Họ sẽ không trả lời ngay mà có tâm lý chờ đợi những người khác (cùng nhận được email) lên tiếng thay mình. Trong khi với tính năng cc, người gửi đã chỉ định đích danh người cần lên tiếng ở mục "người nhận" và hàng tá "nhân chứng" ở mục "cc", điều này sẽ khiến những người nhận thư có trách nhiệm hơn trong việc trả lời.

Ngộ nhận 5: "Không nhận được email phản hồi trong hôm nay thì ngày mai sẽ nhận"

Thực tế, bạn cần nhận được phản hồi trong 24 giờ kể từ lúc gửi email. Nghiên cứu của Yesware cho thấy 90% email không được trả lời ngay trong ngày. Và tỷ lệ nhận được email phản hồi giảm dần vào những ngày sau đó. Đừng tuyệt vọng. Nếu không nhận được email phản hồi, bạn có thể thử gửi lại thêm vài lần nữa với nội dung ngắn gọn. Cách này giúp tăng thêm 21% cơ hội nhận được email trả lời từ những người quá bận rộn.

Bí quyết đơn giản trị táo bón ở trẻ sơ sinh giúp cha mẹ nhàn nhã

Chị em đã biết cách chăm sóc "tam giác mật" sao cho đúng cách hay chưa?

6 mẹo giặt quần áo kỳ lạ nhưng mang lại hiệu quả đến ngỡ ngàng

Mẹo hay

Sử dụng email

Châu Á Kim Hyun Joong 8 phút trước

Trái ngược với những phản ứng tiêu cực của khán giả Hàn Quốc, người hâm mộ quốc tế vẫn đang vững lòng ủng hộ phim của Kim Hyun Joong.

Khám phá Nước Úc 8 phút trước

Bỏ túi ngay những điều đặc biệt này tại Xứ Sở Chuột Túi sẽ giúp bạn được dịp thể hiện sự hiểu biết của mình với bạn bè đấy!

Dù đã đăng quang Hoa hậu, nhưng H’Hen Niê vẫn giữ thói quen tự đi chợ để lựa chọn thực phẩm tươi, sạch.

Sao Việt Sao Việt 24h 18 phút trước

Trong khi Cát Phượng thẳng thắn trả lời về các nội dung mà An Nguy tố thì Kiều Minh Tuấn lại khóa tất cả các trang tài khoản cũng như im lặng trước ồn ào này.

Bóng đá AFF Cup 2018 38 phút trước

Trước câu hỏi ai là cầu thủ vĩ đại nhất trong lịch sử bóng đá, với quan điểm riêng của mình, thầy Park đã chọn cái tên Lionel Messi.

Nhìn chúng giống như thể bị Photoshop xóa hết màu sắc và họa tiết trên người, chỉ còn một màu trắng vậy.

Biết tin cô giáo của con gái mình phải đi xe buýt tới trường, một phụ huynh ở Mỹ đã quyết định tặng cô cả một chiếc xe hơi.

TV Show The Face 2018 1 giờ trước

Một lần nữa, khán giả được chứng kiến hình tượng sắc sảo, đanh thép của Minh Hằng khi nắm trong tay quyền sinh sát.

Thời trang Thời trang sao 1 giờ trước

Một trong số yếu tố khiến khán giả quan trong tập 7 vừa phát sóng đó là cách trùm khăn của các vị HLV The Face.

Là một trong những idol có tầm ảnh hưởng lớn đến ngành thời trang cao cấp nhưng Jennie (BLACKPINK) lại không được đánh giá cao ở khoản này.

Sao Việt Sao Việt 24h 1 giờ trước

Scandal này đến nay đã diễn ra hơn 1 tháng trời nhưng giờ đây vẫn chưa có hồi kết. Các tình tiết gây tranh cãi vẫn liên tiếp xuất hiện.

X Ðóng