5 ngộ nhận phổ biến khi sử dụng email

Mỗi người có thói quen sử dụng email khác nhau, nhưng đa phần đều có những lầm tưởng nhất định về loại hình trao đổi thông tin này.

Yesware, một công ty nghiên cứu số liệu thư điện tử ở Boston, Mỹ vừa công bố kết quả khảo sát hơn 500.000 email. Qua đó, công ty này đã rút ra được những sự thật mà lâu nay nhiều người dùng vẫn lầm tưởng khi sử dụng email.

Ngộ nhận 1: "Thứ 2 là ngày tốt nhất để gửi email"

Nhiều người cho rằng ngày đầu tiên của tuần mới là thời điểm tuyệt vời để gửi email. Nhưng qua nghiên cứu của Yesware, sự thật hoàn toàn trái ngược. Những số liệu cho thấy con người có xu hướng trả lời email nhiều hơn vào dịp cuối tuần. Vào những ngày trong tuần, tỷ lệ trả lời email là ngang nhau.

Thậm chí với một vài ngành nghề, thứ hai là thời điểm mà người ta thường "chết ngập" trong một mớ công việc cấp bách và trả lời email không phải là một ưu tiên hàng đầu.

Ngộ nhận 2: "Người ta sớm trả lời email hơn vào buổi sáng"

Email được gửi từ 6-7h sáng thường được phản hồi nhanh chóng, nhưng con số này cao hơn khi bạn gửi mail vào buổi tối, khoảng 20h. Vào khoảng thời gian này, có đến 40% email được trả lời. Ngoài ra, nếu người gửi nắm bắt được thói quen của người nhận email, khung giờ "triển vọng" để nhận được email phản hồi có thể sẽ khác.

Ngộ nhận 3: "Tiêu đề email nên ngắn gọn"

Theo khảo sát của Yesware, độ dài tiêu đề thư không  ảnh hưởng đến tỷ lệ mở và đọc thư của người nhận. Nhưng người gửi cũng không nên bê nguyên cả cuốn tiểu thuyết ngôn tình vào tiêu đề thư. Dường như những từ khóa hấp dẫn sẽ ảnh hưởng nhiều hơn đến quyết định đọc thư hay không của người nhận.


Tiêu đề thư nên có những từ hấp dẫn, gợi mở thay vì những từ ngữ buồn chán quen thuộc.

Chẳng hạn như trong chiến dịch tái tranh cử Tổng thống Mỹ vào năm ngoái, ông Obama đã soạn một email với tiêu đề "Hey" để gửi đến những người dân. Đây được cho là email thành công nhất mọi thời đại khi nó gây được sự chú ý của hầu hết người nhận thư. Tương tự như "hey", những từ khóa gây tò mò khác gồm "chiến dịch" (campaign) và "tiếp theo" (next) có tỷ lệ đọc/trả lời cao nhất. Ngược lại, những tiêu đề email chứa từ khóa "lịch" (calendar) hoặc "trực tuyến" (online) không gây hứng thú với người nhận và có tỷ lệ bỏ qua khá cao.

Ngộ nhận 4: "Gửi thư cho nhiều người sẽ sớm nhận được câu trả lời hơn"

Sự thật hoàn toàn trái ngược. Nếu muốn gửi email cho nhiều người, thay vì thêm hàng tá email vào mục "người nhận", bạn có thể thêm vào mục "CC". Và tính năng CC sẽ tăng thêm 10% cơ hội nhận được phản hồi sớm thay vì gửi mail đến nhiều người.


Những cá thể trong đám đông thường có tâm lý ỷ lại vào những người xung quanh. Việc gửi email cho nhiều người cũng vậy. Ảnh: Flickr.

Yesware giải thích rằng một email gửi đến nhiều người sẽ khiến những người nhận email phát sinh tâm lý "người ngoài cuộc". Họ sẽ không trả lời ngay mà có tâm lý chờ đợi những người khác (cùng nhận được email) lên tiếng thay mình. Trong khi với tính năng cc, người gửi đã chỉ định đích danh người cần lên tiếng ở mục "người nhận" và hàng tá "nhân chứng" ở mục "cc", điều này sẽ khiến những người nhận thư có trách nhiệm hơn trong việc trả lời.

Ngộ nhận 5: "Không nhận được email phản hồi trong hôm nay thì ngày mai sẽ nhận"

Thực tế, bạn cần nhận được phản hồi trong 24 giờ kể từ lúc gửi email. Nghiên cứu của Yesware cho thấy 90% email không được trả lời ngay trong ngày. Và tỷ lệ nhận được email phản hồi giảm dần vào những ngày sau đó. Đừng tuyệt vọng. Nếu không nhận được email phản hồi, bạn có thể thử gửi lại thêm vài lần nữa với nội dung ngắn gọn. Cách này giúp tăng thêm 21% cơ hội nhận được email trả lời từ những người quá bận rộn.

[Bạn biết chưa] 10 "tuyệt kỹ" cực hữu ích cho Gmail

Bị công ty từ chối, sinh viên thẳng thừng "đáp trả" lại nhà tuyển dụng

Lại thêm ứng viên viết thư "bật" lại nhà tuyển dụng vì bị loại

Mẹo hay

Sử dụng email

Khám phá Youtube 56 phút trước

Ai mà ngờ, trải nghiệm với những món đồ chơi của con trẻ lại có thể mang về nguồn thu nhập khổng lồ đến thế này.

TV Show Sao Việt 24h 56 phút trước

Ở lần tham gia này, nam ca sĩ trả lời được khá ít câu hỏi đúng. Bởi lẽ, đây đều là những thông tin mà từ trước đến nay anh ít tìm hiểu đến.

Sau những ngày nắng nóng như thiêu như đốt, thì Hà Nội lại vùi mình dưới những cơn mưa, đường phố ngập lụt, nước tràn cả vào nhà dân.

Xã hội hậu quả bão 1 giờ trước

Mưa lũ làm nhiều người chết, nhiều tỉnh ngập lụt nghiêm trọng. Một vùng xoáy thấp đang dịch chuyển về phía vịnh Bắc Bộ, khả năng mạnh dần lên thành áp thấp.

Sao Đông Kim Jaejoong 1 giờ trước

Hành động ý nghĩa này của anh đã khiến người hâm mộ Nhật Bản và cộng đồng mạng Hàn Quốc vô cùng xúc động

Khám phá mèo 2 giờ trước

Không giống với loài chó, mèo là loài động vật có lối sống của riêng mình. Chúng ghét bị ai đó điều khiển cũng như tác động vào cuộc sống cá nhân.

Tổ công tác của Bộ Công an và Bộ Giáo dục và Đào tạo bước đầu phát hiện ra những sai phạm trong quy chế thi THPT quốc gia ở Sơn La.

Tối nay (21/7) Bộ GD-ĐT đã công bố kết quả rà soát điểm thi THPT quốc gia bất thường ở Lạng Sơn, xác minh dấu hiệu bất thường trong điểm thi THPT Quốc gia 2018

Sao Việt Sao Việt 24h 12 giờ trước

Tiệc cưới của Á hậu Tú Anh và Gia Lộc đã có sự góp mặt của đông đảo sao Việt đến chúc mừng họ chính thức về chung một nhà.

Bộ đề nghị Trưởng ban Chỉ đạo thi THPT các tỉnh, thành phố trực thuộc Trung Ương chỉ đạo thực hiện: Nghiêm túc rà soát, đánh giá quy định thực hiện các khâu

Bí ẩn Ai Cập cổ đại 12 giờ trước

Bất chấp những cảnh báo về "lời nguyền" có thể xảy đến với kẻ xâm hại giấc ngủ của Pharaoh, người Ai Cập vẫn quyết định mở nắp chiếc quan tài 2.000 năm tuổi này

Sao Việt Sao Việt 24h 12 giờ trước

Không gian đám cưới của Á hậu Tú Anh và bạn trai điển trai Gia lộc đã được chuẩn bị rất kĩ lưỡng trước giờ làm lễ.

Sao Việt Sao Việt 24h 12 giờ trước

Đám cưới Á hậu Tú Anh và ông xã thiếu gia được tổ chức chiều nay tại Hà Nội, đáng chú ý rằng người đẹp lộ vòng hai to “bất thường”.

X Ðóng