5 ngộ nhận phổ biến khi sử dụng email

Mỗi người có thói quen sử dụng email khác nhau, nhưng đa phần đều có những lầm tưởng nhất định về loại hình trao đổi thông tin này.

Yesware, một công ty nghiên cứu số liệu thư điện tử ở Boston, Mỹ vừa công bố kết quả khảo sát hơn 500.000 email. Qua đó, công ty này đã rút ra được những sự thật mà lâu nay nhiều người dùng vẫn lầm tưởng khi sử dụng email.

Ngộ nhận 1: "Thứ 2 là ngày tốt nhất để gửi email"

Nhiều người cho rằng ngày đầu tiên của tuần mới là thời điểm tuyệt vời để gửi email. Nhưng qua nghiên cứu của Yesware, sự thật hoàn toàn trái ngược. Những số liệu cho thấy con người có xu hướng trả lời email nhiều hơn vào dịp cuối tuần. Vào những ngày trong tuần, tỷ lệ trả lời email là ngang nhau.

Thậm chí với một vài ngành nghề, thứ hai là thời điểm mà người ta thường "chết ngập" trong một mớ công việc cấp bách và trả lời email không phải là một ưu tiên hàng đầu.

Ngộ nhận 2: "Người ta sớm trả lời email hơn vào buổi sáng"

Email được gửi từ 6-7h sáng thường được phản hồi nhanh chóng, nhưng con số này cao hơn khi bạn gửi mail vào buổi tối, khoảng 20h. Vào khoảng thời gian này, có đến 40% email được trả lời. Ngoài ra, nếu người gửi nắm bắt được thói quen của người nhận email, khung giờ "triển vọng" để nhận được email phản hồi có thể sẽ khác.

Ngộ nhận 3: "Tiêu đề email nên ngắn gọn"

Theo khảo sát của Yesware, độ dài tiêu đề thư không  ảnh hưởng đến tỷ lệ mở và đọc thư của người nhận. Nhưng người gửi cũng không nên bê nguyên cả cuốn tiểu thuyết ngôn tình vào tiêu đề thư. Dường như những từ khóa hấp dẫn sẽ ảnh hưởng nhiều hơn đến quyết định đọc thư hay không của người nhận.


Tiêu đề thư nên có những từ hấp dẫn, gợi mở thay vì những từ ngữ buồn chán quen thuộc.

Chẳng hạn như trong chiến dịch tái tranh cử Tổng thống Mỹ vào năm ngoái, ông Obama đã soạn một email với tiêu đề "Hey" để gửi đến những người dân. Đây được cho là email thành công nhất mọi thời đại khi nó gây được sự chú ý của hầu hết người nhận thư. Tương tự như "hey", những từ khóa gây tò mò khác gồm "chiến dịch" (campaign) và "tiếp theo" (next) có tỷ lệ đọc/trả lời cao nhất. Ngược lại, những tiêu đề email chứa từ khóa "lịch" (calendar) hoặc "trực tuyến" (online) không gây hứng thú với người nhận và có tỷ lệ bỏ qua khá cao.

Ngộ nhận 4: "Gửi thư cho nhiều người sẽ sớm nhận được câu trả lời hơn"

Sự thật hoàn toàn trái ngược. Nếu muốn gửi email cho nhiều người, thay vì thêm hàng tá email vào mục "người nhận", bạn có thể thêm vào mục "CC". Và tính năng CC sẽ tăng thêm 10% cơ hội nhận được phản hồi sớm thay vì gửi mail đến nhiều người.


Những cá thể trong đám đông thường có tâm lý ỷ lại vào những người xung quanh. Việc gửi email cho nhiều người cũng vậy. Ảnh: Flickr.

Yesware giải thích rằng một email gửi đến nhiều người sẽ khiến những người nhận email phát sinh tâm lý "người ngoài cuộc". Họ sẽ không trả lời ngay mà có tâm lý chờ đợi những người khác (cùng nhận được email) lên tiếng thay mình. Trong khi với tính năng cc, người gửi đã chỉ định đích danh người cần lên tiếng ở mục "người nhận" và hàng tá "nhân chứng" ở mục "cc", điều này sẽ khiến những người nhận thư có trách nhiệm hơn trong việc trả lời.

Ngộ nhận 5: "Không nhận được email phản hồi trong hôm nay thì ngày mai sẽ nhận"

Thực tế, bạn cần nhận được phản hồi trong 24 giờ kể từ lúc gửi email. Nghiên cứu của Yesware cho thấy 90% email không được trả lời ngay trong ngày. Và tỷ lệ nhận được email phản hồi giảm dần vào những ngày sau đó. Đừng tuyệt vọng. Nếu không nhận được email phản hồi, bạn có thể thử gửi lại thêm vài lần nữa với nội dung ngắn gọn. Cách này giúp tăng thêm 21% cơ hội nhận được email trả lời từ những người quá bận rộn.

0 BÌNH CHỌN BÀI VIẾT LIKE
0 BÌNH CHỌN BÀI VIẾT LOVE
0 BÌNH CHỌN BÀI VIẾT HAHA
0 BÌNH CHỌN BÀI VIẾT WOW
0 BÌNH CHỌN BÀI VIẾT CRY
0 BÌNH CHỌN BÀI VIẾT ANGRY

[Bạn biết chưa] 10 "tuyệt kỹ" cực hữu ích cho Gmail

Bị công ty từ chối, sinh viên thẳng thừng "đáp trả" lại nhà tuyển dụng

Lại thêm ứng viên viết thư "bật" lại nhà tuyển dụng vì bị loại

Mẹo hay

Sử dụng email

Sao Việt Sao Việt 24h 3 giờ trước

Sau 2 ngày né tránh thì Bảo Anh cũng chính thức lên tiếng về chuyện chia tay với nam ca sĩ Hồ Quang Hiếu.

Học đường 4 giờ trước

Làn da trắng hồng, đôi mắt to tròn cùng mái tóc đen truyền thống, cô nàng nữ sinh trong tà áo dài trắng này đang khiến bao anh chàng phải liêu xiêu ngắm nhìn.

Du lịch 4 giờ trước

Scotland (Vương quốc Anh) được tạp chí du lịch Rough Guides bình chọn là địa điểm đẹp nhất thế giới - vùng đất chứa đựng những điều đặc biệt.

Tản mạn 4 giờ trước

Yêu đủ rồi, mình cưới đi anh! Em sẽ nuôi một chú mèo con, ngoài ban công có những giỏ lan thơm ngát, và ngôi nhà nhỏ luôn rộn tiếng cười vui...

Từng thử việc bất thành trong màu áo U19 Việt Nam cách đây 8 năm, giờ đây thủ thành Việt kiều Patrik Lê Giang lại đang có những bước tiến lớn trong sự nghiệp.

Sao Đông sao Kpop 5 giờ trước

Đây chính là những biểu cảm sinh động nhất Kpop của các “thiên tài biến hóa” với 1001 sắc thái trong tíc tắc.

Sao Việt Sao Việt 24h 6 giờ trước

Bảo Anh vừa mở lại trang cá nhân của mình và chia sẻ một status mới. Nhiều khán giả ngạc nhiên khi Bảo Anh xuất hiện trong một hình ảnh mới.

Sao Việt Sao Việt 24h 6 giờ trước

Nữ diễn viên Bảo Thanh sở hữu bộ sưu tập hàng hiệu khiến vạn người ghen tỵ, cô vừa tiết lộ mình đã "tậu" được căn nhà mới trên trang cá nhân với bạn bè.

Sao Đông Sao Hoa Ngữ 6 giờ trước

Mới đây, Triệu Lệ Dĩnh đã mất điểm khi trổ tài nói tiếng Anh trong một clip quảng bá cho thương hiệu.

Xã hội 6 giờ trước

Ông Quốc Anh khẳng định thời gian này nhà trường không có công trình xây dựng hay sửa chữa gì tại cơ sở chính để gây tác động khiến mảng bê tông rơi.

Sao Việt Sao Việt 24h 6 giờ trước

Chỉ mới quen nhau hơn 3 tháng nhưng Hồ Ngọc Hà - Kim Lý đã có muôn vàn khoảnh khắc bên nhau hạnh phúc khiến khối người ghen tỵ.

Xã hội 6 giờ trước

Người bố nuôi đồng tính sát hại con gái nuôi 18 tháng tuổi và gọi cô bé là "Quỷ dữ đội lốt người". Người cha vẫn từ chối việc sát hại mặc cho nhiều lời cáo buộc

X Đóng