5 ngộ nhận phổ biến khi sử dụng email

Mỗi người có thói quen sử dụng email khác nhau, nhưng đa phần đều có những lầm tưởng nhất định về loại hình trao đổi thông tin này.

Yesware, một công ty nghiên cứu số liệu thư điện tử ở Boston, Mỹ vừa công bố kết quả khảo sát hơn 500.000 email. Qua đó, công ty này đã rút ra được những sự thật mà lâu nay nhiều người dùng vẫn lầm tưởng khi sử dụng email.

Ngộ nhận 1: "Thứ 2 là ngày tốt nhất để gửi email"

Nhiều người cho rằng ngày đầu tiên của tuần mới là thời điểm tuyệt vời để gửi email. Nhưng qua nghiên cứu của Yesware, sự thật hoàn toàn trái ngược. Những số liệu cho thấy con người có xu hướng trả lời email nhiều hơn vào dịp cuối tuần. Vào những ngày trong tuần, tỷ lệ trả lời email là ngang nhau.

Thậm chí với một vài ngành nghề, thứ hai là thời điểm mà người ta thường "chết ngập" trong một mớ công việc cấp bách và trả lời email không phải là một ưu tiên hàng đầu.

Ngộ nhận 2: "Người ta sớm trả lời email hơn vào buổi sáng"

Email được gửi từ 6-7h sáng thường được phản hồi nhanh chóng, nhưng con số này cao hơn khi bạn gửi mail vào buổi tối, khoảng 20h. Vào khoảng thời gian này, có đến 40% email được trả lời. Ngoài ra, nếu người gửi nắm bắt được thói quen của người nhận email, khung giờ "triển vọng" để nhận được email phản hồi có thể sẽ khác.

Ngộ nhận 3: "Tiêu đề email nên ngắn gọn"

Theo khảo sát của Yesware, độ dài tiêu đề thư không  ảnh hưởng đến tỷ lệ mở và đọc thư của người nhận. Nhưng người gửi cũng không nên bê nguyên cả cuốn tiểu thuyết ngôn tình vào tiêu đề thư. Dường như những từ khóa hấp dẫn sẽ ảnh hưởng nhiều hơn đến quyết định đọc thư hay không của người nhận.


Tiêu đề thư nên có những từ hấp dẫn, gợi mở thay vì những từ ngữ buồn chán quen thuộc.

Chẳng hạn như trong chiến dịch tái tranh cử Tổng thống Mỹ vào năm ngoái, ông Obama đã soạn một email với tiêu đề "Hey" để gửi đến những người dân. Đây được cho là email thành công nhất mọi thời đại khi nó gây được sự chú ý của hầu hết người nhận thư. Tương tự như "hey", những từ khóa gây tò mò khác gồm "chiến dịch" (campaign) và "tiếp theo" (next) có tỷ lệ đọc/trả lời cao nhất. Ngược lại, những tiêu đề email chứa từ khóa "lịch" (calendar) hoặc "trực tuyến" (online) không gây hứng thú với người nhận và có tỷ lệ bỏ qua khá cao.

Ngộ nhận 4: "Gửi thư cho nhiều người sẽ sớm nhận được câu trả lời hơn"

Sự thật hoàn toàn trái ngược. Nếu muốn gửi email cho nhiều người, thay vì thêm hàng tá email vào mục "người nhận", bạn có thể thêm vào mục "CC". Và tính năng CC sẽ tăng thêm 10% cơ hội nhận được phản hồi sớm thay vì gửi mail đến nhiều người.


Những cá thể trong đám đông thường có tâm lý ỷ lại vào những người xung quanh. Việc gửi email cho nhiều người cũng vậy. Ảnh: Flickr.

Yesware giải thích rằng một email gửi đến nhiều người sẽ khiến những người nhận email phát sinh tâm lý "người ngoài cuộc". Họ sẽ không trả lời ngay mà có tâm lý chờ đợi những người khác (cùng nhận được email) lên tiếng thay mình. Trong khi với tính năng cc, người gửi đã chỉ định đích danh người cần lên tiếng ở mục "người nhận" và hàng tá "nhân chứng" ở mục "cc", điều này sẽ khiến những người nhận thư có trách nhiệm hơn trong việc trả lời.

Ngộ nhận 5: "Không nhận được email phản hồi trong hôm nay thì ngày mai sẽ nhận"

Thực tế, bạn cần nhận được phản hồi trong 24 giờ kể từ lúc gửi email. Nghiên cứu của Yesware cho thấy 90% email không được trả lời ngay trong ngày. Và tỷ lệ nhận được email phản hồi giảm dần vào những ngày sau đó. Đừng tuyệt vọng. Nếu không nhận được email phản hồi, bạn có thể thử gửi lại thêm vài lần nữa với nội dung ngắn gọn. Cách này giúp tăng thêm 21% cơ hội nhận được email trả lời từ những người quá bận rộn.

Ngồi xổm, vắt chéo chân và những thói quen hằng ngày gây hại không tưởng đến sức khỏe ít ai biết

Bí quyết đơn giản trị táo bón ở trẻ sơ sinh giúp cha mẹ nhàn nhã

Chị em đã biết cách chăm sóc "tam giác mật" sao cho đúng cách hay chưa?

Mẹo hay

Sử dụng email

Tình yêu bóng đá đã mang đến sức mạnh cho đội tuyển Yemen làm nên những kỳ tích, đồng thời thắp lên ngọn lửa hi vọng cho người hâm mộ nước này.

Châu Á Trái Tim Mùa Thu 30 phút trước

Mới đây, nhà sản xuất phim điện ảnh "Lam Sắc Sinh Tử Luyến" đã chính thức công bố ngày phim ra rạp là 14/2 tới.

Các diễn viên Lê Phương, Thuý Ngân, Trung Dũng,... trong "Gạo nếp gạo tẻ" vừa tổ chức bữa tiệc ấm cúng cùng nhau.

Cục Nghệ thuật Biểu diễn muốn đơn phương tước danh hiệu của Hoa hậu Đại dương 2017 Lê Âu Ngân Anh sau hơn một năm đề nghị nhưng không nhận được phản hồi.

Châu Á SMA 40 phút trước

Vừa qua, lễ trao giải SMA lần thứ 28 đã chính thức diễn ra với sự mong đợi của fan hâm mộ Kpop, đây là sân khấu được mong chờ với những tiết mục hoành tráng.

Châu Á Jungkook 40 phút trước

Sau những chuyến lưu diễn với lịch trình dày đặc, mới đây BTS lần nữa xuất hiện trong SMA, nhưng vì lý do sức khỏe kém Jungkook đã ngã quỵ trên sân khấu.

Bóng đá Asian Cup 2019 40 phút trước

Với mong muốn khích lệ tinh thần các tuyển thủ đang thi đấu tại Asian Cup 2019, Thủ tướng Nguyễn Xuân Phúc đã gửi thư động viên thầy trò HLV Park Hang-seo.

Quá hoảng hốt, cả hai mẹ con bà Jennifer đã nhanh chóng chạy vào bếp, tuy nhiên lại không nhìn thấy bất kỳ hình bóng nào.

Khám phá Ngắm nhà đẹp 1 giờ trước

Một ngôi nhà đáng yêu, xinh xắn với thiết kế không gian khá độc đáo sẽ là tổ ấm lí tưởng cho các gia đình nhỏ.

Tuổi Dần đón ngày mới một cách suôn sẻ không có muộn phiền lo lắng kể cả công việc hay tiền bạc. Tuổi Thân sẽ có được những tin vui đặc biệt trong tình cảm.

Khám phá Thiên Thạch 10 giờ trước

NASA một lần nữa nhấn mạnh sự nguy hiểm của thiên thạch này khi nó có thể gây ra lực va chạm gấp 80.000 lần bom nguyên tử, gây diệt vong cho Trái đất.

Khám phá Ngắm nhà đẹp 11 giờ trước

Ngôi nhà sử dụng tông màu be giản dị nhưng đầy tinh tế và sang trọng là gợi ý cho những gia chủ yêu thích sự nhẹ nhàng và cổ điển.

Yêu tình yêu 11 giờ trước

Không hiểu sao mà dù cho nhan sắc các cô bạn đồng lứa có lộng lẫy đến đâu, tính cách họ phù hợp thế nào thì với những người con trai này, các chị mới là chân lý

X Ðóng