Chìa Khóa Thành Công: Bạn đã thuộc 11 "bài học vỡ lòng" để viết email cho công việc này chưa?

Những kỹ năng mềm như giao tiếp, thuyết trình, thậm chí viết email là vô cùng quan trọng nhưng ít khi được đào tạo "bài bản" từ khi còn ngồi ghế nhà trường. Thế nhưng việc trao đổi qua email lại là "cổng vào" đầu tiên để các bạn trẻ mới ra trường bước chân vào những môi trường làm việc mà mình mong muốn.

Vậy đâu là các quy tắc bạn cần biết khi soạn thảo một email cho công việc hoặc để ứng tuyển vào?

1. Sử dụng tên email nghiêm túc và chuyên nghiệp

Email là "cổng vào" đầu tiên để tiếp cận với người nhận. Nếu bạn đã đi làm, công ty sẽ có email riêng cho bạn với tên, chức vụ hoặc phòng ban rõ ràng. Nhưng nếu chỉ mới nộp đơn ứng tuyển hoặc phải sử dụng email cá nhân, tên email phải bao gồm họ tên thật kèm với ngày sinh hoặc lĩnh vực đang làm việc nếu tên đã bị trùng.

Chìa Khóa Thành Công: Bạn đã thuộc 11 bài học vỡ lòng để viết email cho công việc này chưa?

2. Tiêu đề email rõ ràng, đề cập vấn đề trực tiếp

Tiêu đề email sẽ là yếu tố "quyết định" người nhận sẽ tiếp nhận những thông tin gì trong email của bạn, cũng như giúp người nhận sắp xếp và tổ chức email. Hãy đặt một tiêu đề email ngắn gọn, tóm tắt nội dung của email như "Thay đổi thời gian họp", "Thông tin cần thiết cho buổi thuyết trình", hoặc “Thông báo chiều nay sếp đãi đi ăn”...

Chìa Khóa Thành Công: Bạn đã thuộc 11 bài học vỡ lòng để viết email cho công việc này chưa?

3. Phân biệt các thành phần trong một email

Phần "To" (Gửi đến): đích danh người cần tiếp nhận email. Địa chỉ email trong phần "To" sẽ thể hiện trong email.

"CC" (Carbon Copy): gửi cho những người có liên quan cần nắm nội dung trong email nhưng không trực tiếp xử lý những vấn đề trong email. Địa chỉ email trong CC sẽ thể hiện trong email.

"BCC" (Blind Carbon Copy): cũng như CC nhưng người nhận email ở chế độ BCC sẽ không thể hiện trên email.

"Forward" (Chuyển tiếp): gửi toàn bộ nội dung email cho một người khác.

"Reply" (Trả lời): trả lời email riêng cho người trực tiếp xử lý vấn đề trong email. 

"Reply All" (Trả lời toàn bộ): gửi nội dung email trả lời cho toàn bộ những địa chỉ "To", "CC". "Reply All" sẽ không gửi nội dung email trả lời cho các địa chỉ "BBC".

Chìa Khóa Thành Công: Bạn đã thuộc 11 bài học vỡ lòng để viết email cho công việc này chưa?

Ở phần trả lời email này bạn cần lưu ý kỹ để tránh vô ý tiết lộ những thông tin nội bộ hoặc gửi thông tin không cần thiết cho người khác. Nhiều người sẽ khá khó chịu nếu liên tục bị gửi email không liên quan đến mình, và còn nguy hiểm hơn nữa nếu bạn "lỡ tay" gửi email nội bộ cho bên thứ 3 hoặc khách hàng.

4. Ngôn ngữ nghiêm túc và trang trọng

Không cần quá căng thẳng với ngôn từ trong email, nhưng tuyệt đối không sử dụng văn nói, từ lóng hoặc xưng hô không nghiêm túc. Những trường hợp trao đổi email với người nhận là người nước ngoài, bạn cũng cần tránh xưng hô bằng tên viết tắt hoặc tên thân mật nếu mới bắt đầu trao đổi hoặc không chắc chắn về việc họ có thích điều này hay không.

5. Mở đầu email với lời chào hỏi lịch sự

Luôn luôn mở đầu email bằng một lời chào. Điều này thể hiện sự tôn trọng và thái độ nghiêm túc của bạn đối với người nhận và nội dung của email gửi đi. Tùy vào mức độ thân thiết đối với người nhận có thể sử dụng lối văn cho lời chào này theo cách thân mật hoặc trang trọng.

Chìa Khóa Thành Công: Bạn đã thuộc 11 bài học vỡ lòng để viết email cho công việc này chưa?

6. Nội dung email

Nội dung email ngắn gọn và đi thẳng vào vấn đề cần nói, không dẫn dắt dài dòng. Lời văn trong email có thể không cần quá cứng nhắc nhưng cần phải được viết với quy cách chuẩn văn bản. Tuyệt đối không viết tắt và dùng từ lóng, “teencode”.

7. Tìm hiểu về văn hóa của người nhận email

Tuy không nằm trong các quy tắc viết email nhưng đây sẽ là một mẹo nhỏ cho bạn: việc bỏ chút thời gian tìm hiểu về văn hóa và “thị hiếu” của nơi nhận email có thể “mở đường” cho bạn lọt vào mắt xanh của nhà tuyển dụng dễ hơn.

Cụ thể, các nghiên cứu về hành vi cho rằng các nhà tuyển dụng ở những quốc gia ảnh hưởng văn hóa phương Đông như Nhật Bản, Ả Rập hoặc Trung Quốc thường muốn tìm hiểu bạn là ai trước khi đi đến hợp tác. Vì vậy bạn có thể cân nhắc về việc giới thiệu sơ lược về bản thân khi nộp đơn ứng tuyển hoặc bắt đầu thương thảo hợp tác. Tuy nhiên với các quốc gia phương Tây, sự khác biệt về văn hóa khiến họ có xu hướng muốn đi thẳng vào vấn đề cần giải quyết hơn.

Chìa Khóa Thành Công: Bạn đã thuộc 11 bài học vỡ lòng để viết email cho công việc này chưa?

8. Đọc lại email trước khi gửi đi

Có thể bạn sẽ vô ý bỏ qua, nhưng người nhận email chắc chắn không bỏ sót những lỗi nhỏ của bạn trong email. Điều này tưởng chừng nhỏ nhặt nhưng đủ để những nhà tuyển dụng khó tính đánh giá về thái độ và con người của bạn. Do đó đừng quá tin vào công nghệ, hãy tự mình đọc lại email vài lần trước khi bấm nút “gửi”.

Chìa Khóa Thành Công: Bạn đã thuộc 11 bài học vỡ lòng để viết email cho công việc này chưa?

9. Điền địa chỉ người nhận vào sau cùng

Chắc chắn bạn không muốn một ngày đẹp trời mình lại vô tình bấm nút gửi đi khi email vẫn còn dang dở chưa viết xong. Nếu người nhận là người thân hay bạn bè thì không thành vấn đề. Nhưng nếu là công ty mơ ước mà bạn đang mong đợi ứng tuyển bấy lâu thì việc này sẽ trừ hẳn của bạn “10 điểm thanh lịch”. Sau khi soạn thảo email, đọc lại và chắc chắn thư đã sẵn sàng để gửi đi, điền địa chỉ người nhận vào sẽ là bước sau cùng.

10. Chọn kiểu chữ và kích cỡ phù hợp

Đối với email, việc trao đổi và tiếp nhận nhanh thông tin là tiêu chí hàng đầu. Bạn cũng không thể biết được người nhận sẽ đọc email trên máy tính hay thiết bị di động, cho nên việc chọn một kiểu font chữ đơn giản, gãy gọn dễ đọc là điều cần thiết. Ví dụ như kiểu chữ Times New Roman, hoặc nếu ưa thích sự đơn giản bạn có thể chọn kiểu chữ Arial, Calibri, hoặc những kiểu chữ mới như Roboto, Nunito - đủ đơn giản những cũng mang “màu sắc” hiện đại. Cỡ chữ tùy biến từ 10 - 12màu chữ đen là lựa chọn an toàn nhất.

Chìa Khóa Thành Công: Bạn đã thuộc 11 bài học vỡ lòng để viết email cho công việc này chưa?

11. Cẩn thận với những nội dung trong email

Cẩn thận trong bảo mật là điều không bao giờ thừa. Email không hề đảm bảo cho tính riêng tư về những gì bạn viết trong đó, vì vậy đừng ghi tất cả những gì mà bạn không muốn cho mọi người biết về mình. Vì “sau tất cả”, email luôn luôn có sẵn nút “chuyển tiếp” dễ dàng cho người khác đọc những gì có trong email bạn viết. Dù sao thì an toàn vẫn hơn đúng không nào?

Chìa Khóa Thành Công: Bạn đã thuộc 11 bài học vỡ lòng để viết email cho công việc này chưa?

Nắm được những quy tắc và "mẹo nhỏ" trên, bạn đã có thể viết email một cách chuyên nghiệp và "chuẩn chỉnh" rồi đấy. Hãy sử dụng email như một công cụ đắc lực để mở rộng những cơ hội tương lai cho mình nhé!

Người thành công trên thế giới làm việc gì đầu tiên vào mỗi sáng thức dậy?

Chìa Khóa Thành Công: Làm thế nào để có “tiếng nói” trong công việc khi bắt đầu từ số không?

Sự thật "đắng lòng": Chăm giơ tay phát biểu trong lớp chắc gì sẽ thành công bằng đứa ngồi không

Bí quyết thành công

Email

Sử dụng email

Chìa Khóa Thành Công

Bóng đá AFF Cup 2018 29 phút trước

Trong cuộc đối đầu tới đây, nhiều khả năng vị chiến lược gia người Hàn sẽ tiếp tục tung thêm một quân bài nữa và đó chính là tiền đạo Nguyễn Văn Toàn.

Xã hội EMagazine 29 phút trước

Họ xa nhau rất nhiều năm. Màu mắt, màu chân mày trên gương mặt ông Sang đã từ từ trôi và nằm gọn vào một nửa thế kỷ dài.

TV Show The Face 2018 39 phút trước

Mới đây nhất, trên các diễn đàn bàn luận, nhiều ý kiến rộ lên rằng đã chính thức xuất hiện Top 6 chung cuộc có mặt tại Israel.

Sao Tây Sao US-UK 59 phút trước

Justin Bieber gây chú ý với cái trán nhăn như giống chó Shar Pei, không lẽ tuổi già đã ập đến với chàng trai sinh năm 1994 này sao.

Xã hội Cái ngàn vàng 1 giờ trước

Được biết, quyết định này của Siena được đưa ra ngay khi cô gái vừa trải qua sinh nhật 18 tuổi vào tháng trước.

Đặng Văn Lâm là anh cả trong gia đình có 3 anh em. Dưới Lâm là một cậu em khá điển trai tên Văn Mạnh và cô em gái tên Thanh Giang.

Nhạc Việt Bảo Anh 1 giờ trước

Hồ Quang Hiếu và Bảo Anh lại khiến cộng đồng mạng dậy sóng khi đăng ảnh đi chơi riêng của bản thân nhưng lại cùng địa điểm với đối phương.

Mẹo mua sắm Mẹo mua sắm 1 giờ trước

Bạn nên trang bị thêm một chiếc máy hút mùi để hạn chế khói, mùi khó chịu, giúp việc vệ sinh bếp sau khi sử dụng đơn giản và nhanh chóng hơn.

Sao Việt Sao Việt 24h 1 giờ trước

Hội chị em thân của cô dâu gồm Hoa hậu Đỗ Mỹ Linh, Hoa hậu Ngọc Hân, Á hậu Thùy Dung sẽ đảm nhận vai trò phù dâu trong tiệc cưới.

Cộng đồng mạng em bé 1 giờ trước

Có lẽ chúng đang cảm thấy hối hận vì đã chào đời và chỉ muốn quay trở lại bụng mẹ ngay lập tức mà thôi.

Chỉ vì là con trai của gia đình đa văn hóa mà nam sinh 14 tuổi ở Hàn đã bị bạo hành và đẩy ngã khỏi tầng 15 một tòa chung cư.

X Ðóng